Inbox-urile sunt copleșitoare, în special pentru managerii ocupați, stakeholderi și directorii VIP de la care toată lumea dorește un răspuns. Majoritatea sunt bombardați cu zeci de e-mailuri în fiecare zi, dacă nu chiar mai multe, și nu au decât câteva secunde pentru fiecare e-mail, înainte de a trece mai departe. Deci, dacă doriți să atrageți atenția pentru a ajunge la factorii de decizie, concentrați-vă pe structurarea fiecărui e-mail (și ne referim la fiecare e-mail) cu o strategie de poveste.

Adoptarea unei strategii bune de e-mail – genul care primește un răspuns – este adesea rezultatul unor ani de experiență. Pentru a economisi ceva timp, vă împărtășim cele mai importante cinci strategii de e-mail, bazate exclusiv pe o structura clasică de poveste.

1. Găsiți echilibrul corect între scurt și semnificativ
Disipăm un mit foarte comun – că e-mailurile trebuie să fie foarte scurte pentru a primi răspuns. Acest lucru nu este adevărat. Când e-mailurile sunt prea scurte – poate că solicită doar o acțiune imediată – acestea vor fi adesea ignorate, deoarece de fapt „ajung la subiect” prea repede. Le lipsește contextul care le oferă destinatarilor o înțelegere mai profundă a motivelor pentru care îi contactați și de ce aveți nevoie de la ei.

Informațiile suplimentare pot permite cititorului să ia o decizie mai rapid. Dacă sunt confuzi sau întrebarea dvs. pare complicată, este mai probabil să amâne răspunsul pe care îl căutați. Totuși, prea multă vorbă este, de asemenea, o modalitate sigură de a vă ignora e-mailul.

Asigurați-vă că găsiți echilibrul corect între concizie și detalii cheie în e-mailurile dvs. Cititorul ar trebui să aibă întotdeauna o idee clară despre ceea ce trebuie să știe și să facă cu informațiile dvs. – și de ce.

Datele sugerează că lungimea ideală a unui e-mail este cuprinsă între 50 și 125 de cuvinte. E-mailurile de această lungime au avut o rată de răspuns de peste 50%.

2. Aveți întotdeauna un titlu și puneți-l în linia subiectului
E-mailurile bune ar trebui să spună o poveste. Poveștile bune au un titlu. Ergo, e-mailul dvs. are nevoie de un titlu! Și unde ar trebui să se afle titlul respectiv? Chiar sus, bineînțeles, în linia subiectului.

Din păcate, este foarte obișnuit ca oamenii să risipească această oportunitate pentru un titlu care atrage atenția și, în schimb, să folosească linii de subiecte plictisitoare, cum ar fi „Follow-up ” sau „Update proiect”. Aceste etichete generice spun destinatarului foarte puțin și probabil că nu le vor atrage atenția.

Maximizați spațiul subiectului dvs. și introduceți ideea principală a poveștii dvs. prin e-mail. Ideea este informația cheie pe care doriți ca destinatarii să și-o amintească cel mai mult. Deci, în loc de „Follow-up”, ați putea spune „Următorii pași pentru lansarea vânzărilor luna viitoare”. În loc de „Update proiect”, ați putea spune „Proiectul X este în desfășurare, dar are nevoie de resurse de proiectare suplimentare”.

Concentrați-vă pe cea mai mare, cea mai consecventă sau cea mai inteligentă informație. Puneți acest titlu în linia subiectului pentru a oferi e-mailului dvs. cele mai mari șanse de a fi deschis.

3. Linia de deschidere trebuie să ofere context
Contextul este esențial, astfel încât destinatarul să poată procesa informațiile. În termeni de povestire, contextul este combinația de decor, personaje și conflicte care construiesc arcul unei povești. De exemplu, dacă e-mailul esteca urmare a unei ședinte de buget de săptămâna trecută, decorul trebuie să readucă cititorul pe „scena” discuției financiare de săptămâna trecută, „personajele” importante afectate de deciziile bugetare și conflictele majore care afectează acele personaje.

4. Repetați marea idee

A fi excesiv de repetitiv este moartea oricărui e-mail, totuși, redistribuirea ideii principale este puterea oricărui mare povestitor. Când le reamintiți cititorilor  – „ce-ul” din povestea dvs. de e-mail, ideea principală – o cimentați în creierele lor.

5. Dezvăluiți întotdeauna rezoluția la sfârșit

Una dintre caracteristicile unui e-mail slab structurat este atunci că începe cu recomandările sau îndemnul la acțiune, fără niciun context. După cum am menționat mai sus, mulți oameni cred că este mai bine să păstezi un e-mail cât mai scurt posibil; așadar. ei declară de la început ce au nevoie de la destinatar: „Vă rugăm să aprobați acest buget” sau „Pot primi feedback-ul dvs.?”

Aceste cereri fac parte din rezolvarea lor, răspunsul la un anumit conflict. Dacă soluționarea vine înainte de conflict, destinatarul este mai puțin probabil să fie convins că ar trebui să dea curs solicitării.

Articol tradus din businessinsider.com.