Una dintre cele mai provocatoare părți din gestionarea activităților de marketing este fluxul de colaborare intern-extern între părțile interesate.

Multe proiecte necesită o cantitate mare de feedback din afara echipei, cum ar fi proiectele clienților, aprobarea utilizării licențelor de produs sau de proiectare. Feedback-ul între echipele interne și părțile interesate externe poate fi un proces haotic de monitorizare a ideilor, cerințelor de modificare și a noilor versiuni.

Acest proces lasă adesea mult de dorit când vine vorba de termenele de livrare și de experiența clientului. Există însă mai multe moduri de a încorpora mai ușor colaboratori externi în procesul de feedback.

  • Adunați informațiile esențiale încă de la început

O provocare recurentă din managementul proiectelor este că este adesea dificil pentru echipele interne să încorporeze conținut creat de colaboratori externi în fluxurile de lucru interne ale proiectului. Când este trimis conținut nou al proiectului, cum ar fi un brief de proiectare, cineva din interior trebuie, de obicei , să transmită conținutul către persoanele potrivite și să gestioneze toate versiunile diferite.

Problema conținutului intern-extern poate fi rezolvată prin formulare ce pot fi completarea la începutul colaborării, documente care permit partenerilor, clienților și altor persoane să trimită direct conținut echipei pentru utilizare sau revizuire. Prin acest artificiu se poate realiza un flux de lucru de revizuire complet pentru conținutul trimis, inclusiv pași de rulare și aprobare, notificări, etape și controale de securitate.

Această opțiune nu numai că se asigură transmiterea conținutul colaboratorilor externi în mâinile potrivite de fiecare dată, dar creează automat o pistă de audit care poate fi menționată de-a lungul întregului proces de realizare a produsului final.

  •  Recenzii de grup pentru a controla feedback-ul de conținut

În cadrul unui proiect, multe părți interesate trebuie să își dea aprobarea – dar nu toată lumea are nevoie de acces deplin la conținut în orice moment. Grupurile de revizuire pot fi utile pentru delimitarea rolurilor și responsabilităților – intern, pe echipe sau în etapa de revizuire și pentru revizorii externi – înainte de începerea unui proiect.

De exemplu, s-ar putea configura un flux de lucru de revizuire care trimite conținut către diferite grupuri interne și apoi clientului. Grupul de clienți poate fi configurat pentru a fi notificat numai atunci când este creată o nouă versiune sau prin intermediul altor declanșatoare bazate pe acțiuni pe tot parcursul procesului de revizuire.

  • Utilizarea versiunilor cu cele mai puține modificări

Echipele de proiect ar trebui, de asemenea, să ia în considerare modul în care abordează versiunea conținutului în timpul etapelor de revizuire cu clienții. Modul tipic de etichetare a versiunilor, v1, v2, v3 și așa mai departe, este posibil să nu fie procesul ideal. Până când conținutul este distribuit extern, pot exista deja câteva versiuni în cadrul proiectului iar clientul să primească versiunea numărul 3.  Acest lucru provoacă adesea o oarecare confuzie și îi poate determina pe clienți să întrebe: “Ce s-a întâmplat cu versiunea 1 și 2?”

Realizarea unei noi versiuni care să fie folosită numai pentru examinarea clientului ar rupe legătura între feedbak-ul extern și echipa de lucru care trebuie să facă modificările necesare. La final, se va ajunge la ținerea evidenței pe două documente separate. Utilizarea unei structuri care să permită numai partajarea acelor versiuni cu modificări majore poate contribui la o mai bună organizare între echipa internă și externă.

  • Separați conversațiile interne cu comentarii private

De multe ori trebuie distribuit conținut clienților – dar nu toate discuțiile interne în curs cu privire la modificări și actualizări, pe măsură ce se oferă feedback. De exemplu, după ce s-a finalizat un nou design publicitar a fost distribuit clientului, acesta poate începe să adauge comentarii la proiect care necesită discuții interne aprofundate pentru a le rezolva. Este posibil ca echipa externă să vadă conversațiile care au loc ca răspuns la comentariile lor. De obicei, aceste conversații se mută pe e-mail, chat sau telefon. Această metodă nu numai că rupe urmele de audit în jurul probei, dar face ca echipa să consume mai mult timp colaborând cu recenzorii interni.

Această problemă poate fi rezolvată folosind comentarii private pentru grupuri de recenzori specifici într-o anumită etapă. Discuțiile private pot avea loc apoi asupra conținutului și pot fi vizibile numai de către echipa de audit din acea etapă, asigurându-se în același timp că toate adnotările rămân parte a proiectului. Aceste comentarii se pot face vizibile pentru toată lumea după ce feedback-ul a fost rezolvat.

  • Folosiți termenele pentru primirea feedback-ului final

Chiar și după ce o piesă de conținut a fost aprobată, pot apărea cereri de modificare și feedback-ul să existe și după ce toată lumea a dat aprobarea. Acest lucru perturbă procesul de producție și termenele de livrare, mai ales dacă persoanele potrivite nu văd conținutul cu suficient timp în avans pentru a oferi feedback sau examinează versiuni mai vechi ale conținutului.

Astfel, după ultima versiune cu care toată lumea a fost de acord, se poate oferi un termen în care să mai fie admise comentarii, după care conținutul este blocat. De exemplu, o agenție care gestionează numeroase comenzi zilnice de proiectare, utilizează blocarea oricărui comentariu cu memento-uri automate, aplicând un termen de 24 de ore cu fiecare client. Dacă sunt trimise cereri noi de modificări după ce a trecut un termen, se trimite un e-mail automat care prezintă costurile necesare pentru a face aceste modificări. Drept urmare, echipa de proiectare îmbunătățește termenele de livrare, permițându-le să treacă mai rapid la noile cerințe pentru proiect.

Gestionarea colaborării externe nu trebuie să fie consumatoare de timp sau haotică. Modificările mici aduse structurilor de proiect și fișier pot îmbunătăți drastic ușurința de partajare, modificare și aprobare a conținutului și menținerea proiectelor în siguranță și la termen.